Soms komt er een moment waarop je werknemer een tijdje weg wil van werk — niet vanwege ziekte of ouderschap, maar bijvoorbeeld voor een lange reis, sabbatical of persoonlijke ontwikkeling. In zulke gevallen is onbetaald verlof vaak de oplossing. Maar wat houdt dat precies in, en wat zijn de rechten en plichten van beide partijen?
Wat is onbetaald verlof?
Onbetaald verlof is een tijdelijke afwezigheid van werk, waarbij de werknemer geen loon ontvangt en ook geen wettelijke verlofuren opbouwt. Het is in Nederland geen wettelijk recht (zoals bijvoorbeeld ouderschapsverlof dat wel is), maar een afspraak die in overleg tussen werkgever en werknemer tot stand komt.
Wanneer wordt onbetaald verlof aangevraagd?
Veelvoorkomende redenen zijn:
- Een lange reis of wereldreis
- Zorg voor familie (soms in het buitenland)
- Vrijwilligerswerk
- Verlof voor een studie
- Persoonlijke redenen of burn-outpreventie
Mag een werkgever het verzoek tot onbetaald verlof weigeren?
Omdat onbetaald verlof geen wettelijk recht is, mogen werkgevers een verzoek weigeren. Wel kunnen er in een cao, personeelsreglement of arbeidsovereenkomst regels of kaders zijn vastgelegd over wanneer en hoe onbetaald verlof kan worden opgenomen. Controleer dus altijd het geldende arbeidsvoorwaardenkader.
Aandachtspunten bij onbetaald verlof
Leg afspraken altijd schriftelijk vast. Dit voorkomt misverstanden (bijv. over de periode, afspraken over terugkeer, pensioenopbouw of doorbetaling van verzekeringen)
Spreek ook af of de werknemer terugkeert in dezelfde functie, wat er gebeurt als de functie eventueel niet meer beschikbaar is en hoe contact wordt gehouden tijdens het verlof.
Tijdens onbetaald verlof stopt meestal de opbouw van pensioen en vakantiedagen en de werknemer is in veel gevallen niet verzekerd voor werknemersverzekeringen zoals WW, WIA of ZW. Dit kan gevolgen hebben bij ziekte of werkloosheid na afloop van het verlof. Werkgever en werknemer kunnen vrijwillige voortzetting van de pensioenopbouw afspreken (voor eigen rekening). Spreek hier dus iets over af.
Wat geldt bij ziekte tijdens onbetaald verlof?
Als een werknemer ziek wordt tijdens onbetaald verlof, is er in principe geen loondoorbetaling. Uitzonderingen zijn mogelijk bij andere afspraken of cao-regelingen.
Voor- en nadelen voor werknemers
Voordelen:
- Tijd voor persoonlijke ontwikkeling of rust
- Mogelijkheid om levensdoelen te realiseren (bv. wereldreis)
Nadelen:
- Geen salaris, dus impact op financiën
- Geen opbouw van verlof of pensioen (tenzij anders afgesproken)
- Geen dekking via werknemersverzekeringen
Voor- en nadelen voor werkgevers
Voordelen:
- (meer) Gemotiveerde werknemer bij terugkeer
- Positief effect op werkgeversimago
Nadelen:
- Organisatorische uitdagingen (zoals eventueel vervanging regelen)
- Risico dat werknemer na verlof niet terugkeert
- Extra administratieve rompslomp
Praktische tips voor HR en werkgevers
- Ontwikkel een intern beleid over onbetaald verlof en neem dit op in een personeelshandboek
- Laat HR (of Peoplez) of juridische zaken altijd meekijken bij de vastlegging
- Wees transparant naar alle medewerkers over de afwezigheid van collega’s en de verdeling van taken.
Conclusie
Onbetaald verlof is een waardevol instrument voor zowel werknemer als werkgever, mits goed afgesproken, geregeld en vastgelegd. Door het proces serieus te nemen en alles zorgvuldig vast te leggen, zorg je ervoor dat de werknemer met een gerust hart vertrekt én met frisse energie terugkomt.