Thuiswerken is niet meer weg te denken uit het moderne werkleven. Voor veel functies is (gedeeltelijk) thuiswerken inmiddels de norm. Maar hoe zit het met de thuiswerkvergoeding en andere regelingen rondom werken vanuit huis? Op deze pagina lees je alles over de vergoedingen bij thuiswerken, de fiscale regels én de combinatie met reiskostenvergoeding.
Wat kost thuiswerken de werknemer?
Werken vanuit huis brengt extra kosten met zich mee, zoals:
-
Verwarming en elektriciteit
-
Waterverbruik
-
Internetkosten
-
Toiletpapier en schoonmaak
-
Koffie, thee en andere consumpties
Deze kosten kunnen behoorlijk oplopen, zeker met de stijgende energieprijzen. Daarom bieden veel werkgevers een dagelijkse thuiswerkvergoeding aan.
Is een thuiswerkvergoeding verplicht?
Een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar in de praktijk wel gebruikelijk. In sommige cao’s of arbeidsvoorwaardenregelingen is een thuiswerkvergoeding opgenomen. In dat geval ben je als werkgever verplicht deze te volgen.
Wat is het belastingvrije bedrag voor thuiswerkvergoeding in 2025?
Vanaf 1 januari 2024 mogen werkgevers € 2,40 per dag belastingvrij vergoeden aan medewerkers die thuiswerken. Dat bedrag is met € 0,05 verhoogd ten opzichte van 2024.
Let op: ook bij een halve thuiswerkdag mag deze volledige vergoeding betaald worden.
Let op: Wil je als werkgever méér dan € 2,40 per dag vergoeden? Dan is het meerdere wel belast en moet je daarover loonheffing betalen.
Mag je een vaste thuiswerkvergoeding geven?
Ja, een vaste thuiswerkvergoeding is toegestaan én praktisch. Je spreekt dan met je medewerker af hoeveel dagen hij of zij thuiswerkt en op basis daarvan bereken je een maandelijkse vergoeding.
Deze vaste vergoeding mag bestaan uit:
-
Een reiskostenvergoeding (voor kantoordagen)
-
Een thuiswerkvergoeding (voor thuiswerkdagen)
Zolang het werkpatroon niet structureel verandert, hoeft deze vaste vergoeding niet telkens aangepast te worden.
Combinatie thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding
In 2025 is de belastingvrije reiskostenvergoeding vastgesteld op € 0,23 per kilometer. Let op: je mag niet op dezelfde dag zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding betalen. Het is of het een, of het ander.
Voorbeeldcombinatie:
Een medewerker werkt 2 dagen thuis en 3 dagen op kantoor (enkele reis = 25 km):
-
Thuiswerkvergoeding per jaar: 2 dagen x 214 werkdagen = 128 dagen
128 x € 2,40 = € 307,20 -
Reiskostenvergoeding per jaar: 3 dagen x 214 werkdagen = 84 dagen
84 x 50 km x € 0,23 = € 966,-
Totaal per maand: (€ 307,20 + € 966) / 12 = € 106,10
Thuiswerkplekvergoeding: wat mag je vergoeden?
Naast de dagelijkse thuiswerkvergoeding kun je als werkgever ook een thuiswerkplekvergoeding geven. Deze is bedoeld voor de aanschaf van middelen die nodig zijn voor een veilige en ergonomische werkplek thuis.
Je kunt via de werkkostenregeling (WKR) onbelast vergoeden:
-
Laptop of computer
-
Telefoon
-
Extra monitor
-
Ergonomische bureaustoel of bureau
-
Consumpties
In 2024 is de vrije ruimte binnen de WKR:
-
Tot € 400.000 loonsom: 2,00%
-
Boven € 400.000 loonsom: 1,18%
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige werkplek, ook thuis. Je kunt dit ondersteunen met bijvoorbeeld een thuiswerk-checklist.
Vragen over thuiswerkvergoedingen of beleid?
Wil je meer weten over thuiswerken, vergoedingsmogelijkheden, of het opstellen van een thuiswerkbeleid binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op!