Disfunctioneren medewerker

# disfunctioneren medewerker
We spreken van een disfunctionerende medewerker als de prestaties van de werknemer niet voldoen aan de verwachtingen die de werkgever daarvan heeft. Soms betreft het de kwaliteit van het werk, soms de kwantiteit, soms gaat het om het gedrag van de medewerker of kan een medewerker niet mee in nieuwe werkwijzen of technologieën.

Wat is disfunctioneren eigenlijk?

De wet zegt zoiets als: disfunctioneren is de ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid, niet als gevolg van ziekte of gebreken en niet als gevolg van onvoldoende zorg voor scholing of de arbeidsomstandigheden.

Wanneer heet het disfunctioneren?

Als een werknemer niet voldoet aan de verwachtingen van de werkgever, dan noemen we dit disfunctioneren. Daarbij is het niet de vraag of dit disfunctioneren verwijtbaar is of niet. Het kan eenvoudigweg zo zijn dat de medewerker niet (meer) voldoet aan de (nieuwe) functie-eisen of dat zijn of haar gedrag niet (meer) past..

Wettelijke vereisten disfunctioneren

Wettelijk gezien worden er wel een aantal eisen gesteld aan ‘disfunctioneren’, voordat het zo betiteld mag worden:

• De werkgever moet aannemelijk maken dat er sprake is van disfunctioneren
• Het disfunctioneren mag niet het gevolg zijn van ziekte of gebreken
• Werkgever moet werknemer tijdig inlichten over het disfunctioneren
• Werknemer moet een reële kans krijgen om te verbeteren
• Het disfunctioneren mag niet te wijten zijn onvoldoende scholingsmogelijkheden en/of de arbeidsomstandigheden
• Werkgever moet geen mogelijkheid tot herplaatsing zien en dit kunnen onderbouwen

Disfunctioneren bewijzen?

De werkgever hoeft het disfunctioneren van de medewerker niet keihard te bewijzen. Aannemelijk maken is voldoende. Dit aannemelijk maken moet wel goed onderbouwd worden.

Dit kan bijvoorbeeld door:

• E-mails of brieven waarin medewerker wordt aangesproken
• Gespreksverslagen, waaruit blijkt dat het disfunctioneren is besproken
• Functionerings-en beoordelingsverslagen

Uiteraard moet de werknemer tijdig op de hoogte gesteld zijn over het disfunctioneren. Dit dient bij voorkeur schriftelijk te gebeuren.

Werknemer hoeft niet akkoord te zijn

De medewerker hoeft geen akkoord te geven op een gespreksverslag of beoordelingsformulier. Hij of zij hoeft ook niet per se voor gezien te ondertekenen. Als de medewerker niet wil tekenen, kun je het verslag aangetekend versturen en per mail naar medewerker. U kunt ook een andere collega laten tekenen voor het feit dat de bewuste medewerker het document niet wil ondertekenen.

Dossieropbouw bij disfunctioneren

Welke dossieropbouw moet je hebben bij een disfunctionerende medewerker?

Om te beginnen moet er een duidelijke functieomschrijving zijn, zodat duidelijk is wat er van de medewerker verwacht wordt. Vervolgens moet het disfunctioneren concreet en volledig worden verwoord en vastgelegd. Uiteraard moet dit met de medewerker besproken worden, waarbij geprobeerd wordt de oorzaken van het disfunctioneren te achterhalen.

Dan maak je met de medewerker een verbeterplan en maak je afspraken hoe en wanneer de verbeteringen tot stand gekomen moeten zijn. Uiteraard dient dit plan en de voortgang tussentijds regelmatig geëvalueerd te worden en eventueel bijgesteld. Leg alle stappen duidelijk vast en laat ze ondertekenen door beide partijen.

Op het afgesproken moment dient er een eindevaluatie plaats te vinden en wordt er een conclusie getrokken.

Inhoud verbeterplan

Een verbeterplan heeft de volgende onderdelen:

• Startdatum en –situatie
• De verbeterpunten (zo concreet en duidelijk mogelijk)
• Begeleiding en ondersteuning (zo concreet mogelijk: wie doet wat en wanneer)
• Tussentijdse evaluatiemomenten en datum eindevaluatie
• Tijdspad met acties en verantwoordelijken voor de acties
• Consequenties

Het is tijdens zo’n verbetertraject erg belangrijk dat alle partijen de afspraken nakomen en alles goed vastleggen. Stel specifieke, meetbare en haalbare doelen en help de medewerker.

Tips bij disfunctioneren

Naast het nakomen van afspraken en het vastleggen van alle stappen en afspraken zijn de volgende zaken van belang:

• Wees concreet, to-the-point en volledig
• Wacht niet met in actie komen en benoem de zaken zoals ze zijn
• Geef bij medewerkers die niet functioneren geen “voldoende” beoordeling én geen salarisverhoging of promotie
• Verleng tijdelijke contracten niet bij enig vermoeden van disfunctioneren
• Vermijd partijdigheid en meningen en blijf zakelijk en inhoudelijk
• Help de medewerker –aantoonbaar- daar waar het kan

En wat als het niet werkt

Na een verbetertraject zijn er 2 mogelijkheden: het is gelukt, medewerker heeft zich verbeterd en is goed toegerust om de functie aan te kunnen óf het is niet geslaagd. In dit laatste geval kunt u overwegen om een nieuw (of verlengd) verbetercontract in te gaan of om de functie aan te passen en medewerker (intern) te herplaatsen óf over te gaan tot ontslag (bijvoorbeeld met een vaststellingsovereenkomst).

Transitievergoeding of ontslagvergoeding bij disfunctioneren

Als de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd op verzoek van de werkgever dan is er altijd een transitievergoeding verschuldigd, dus ook bij disfunctioneren. Een uitzondering is als er sprake is van  ernstig verwijtbaar handelen of nalaten door werknemer of als er via het UWV ontslag aangevraagd wordt na 2 jaar ziekte.

Hulp van Peoplez

Vele organisaties zouden graag hulp van een HR Professional willen als er sprake is van een disfunctionerende medewerker. Peoplez kan die hulp / ondersteuning bieden.

We kunnen u ook helpen voorkomen dat u in zo’n situatie belandt. Door te zorgen voor goede functieprofielen, een goede gesprekscyclus inclusief verslaglegging, medewerkersbegeleiding, etc.

Informeer naar de mogelijkheden: info@peoplez.nl of 030-208 1111