Thuiswerken en vergoedingen (o.a. vanwege Corona)

Het is een vreemde tijd. Veel medewerkers werken thuis en de verwachting is dat men in de toekomst ook vaker vanuit huis zal werken. Zie ons eerdere artikel ‘Het nieuwe Normaal: hybride werken.’

Hoe zit dat met thuiswerken en vergoedingen? Wat mag wel en wat niet? Wat is gebruikelijk en wat doen andere organisaties?

Verruiming vrije ruimte WKR

Zoals u weet mag u onder de werkkostenregeling een gedeelte van uw fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dat noemt men de vrije ruimte. Met ingang van 1 januari 2020 is de vrije ruimte 1,7% van uw fiscale loon tot en met € 400.000. Over het meerdere van uw fiscale loon is de vrije ruimte 1,2%.

De vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 wordt in 2020 (tijdelijk dus) verhoogd van 1,7% naar 3%. Dat biedt u, als u daarvoor de financiële ruimte hebt, de mogelijkheid om uw werknemers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld met een bloemetje of een cadeaubon. En dat kan tegelijk sectoren helpen die getroffen zijn door de crisis.

Vaste vergoedingen

Krijgen uw werknemers een vaste vergoeding van u, bijvoorbeeld reiskostenvergoeding of een lunchvergoeding, en werken zij vanwege het coronavirus (bijna) volledig thuis? Dan hoeft u de vaste vergoeding voorlopig niet aan te passen. Tot en met 31 december 2020 mag u blijven uitgaan van de feiten waarop de vaste vergoeding was gebaseerd (let op: daarna niet meer!).

Voorwaarde hierbij is wel dat het recht op de vaste vergoeding al vaststond vóór 12 maart 2020. Is een recht op een vaste (reiskosten)vergoeding afhankelijk van een keuze van uw werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem)? Dan moet hij zijn keuze destijds uiterlijk op 12 maart 2020 hebben gemaakt.

Voorwaarden thuiswerkplek voor werknemers (het noodzakelijkheidscriterium)

Los van het feit dat een werkplek moet voldoen aan ARBO-voorwaarden –u bent arbo-technisch ook verantwoordelijk voor de thuiswerkplek- , zijn er ook fiscale regels waar u rekening mee moet houden.

Een laptop, smartphone, beeldscherm, gereedschap of stoel ter beschikking stellen is alleen belastingvrij mogelijk als voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium. Nu denkt u wellicht: het lijkt me nu wel noodzakelijk. De fiscale regels zijn als volgt:

• De werkgever moet de voorziening betalen
• De kosten mogen niet aan de werknemer worden doorberekend. De voorziening moet naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
• De werknemer moet de voorziening –indien het dienstverband eindigt- teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever betalen.

Voorzieningen voor thuiswerken

Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die u aan uw werknemers geeft, of vergoedingen daarvoor, hoeft u dus níet mee te tellen bij het belastbaar
loon als deze hulpmiddelen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Of als zij voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt.

Hulpmiddelen die voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt

Voldoen hulpmiddelen niet (helemaal) aan het noodzakelijkheidscriterium? Dan hoeft u ze misschien toch ook niet mee te tellen bij het belastbaar loon. Dat is zo als uw werknemer deze hulpmiddelen ook buiten zijn werkplek kan gebruiken, maar ze voor ten minste 90% zakelijk gebruikt.

Let op! Bureaustoelen

Een bureaustoel valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium. Een bureaustoel is namelijk geen gereedschap. Gereedschap wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren.

Een bureaustoel valt ook niet onder de hulpmiddelen die voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt. Want uw werknemer gebruikt die bureaustoel niet (ook) op een werkplek. De werkruimte thuis geldt nl. níet als een werkplek.

Een bureaustoel kan wél vallen onder voorzieningen die ervoor zorgen dat de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van de Arbowet. Een bureau of bureaustoel belastingvrij vergoeden mag dus wel (net als verlichting, beeldschermbril, toetsenbord, muis, headset, beeldscherm, etc.).

Arbovrijstelling

Als u voorzieningen vergoed die ervoor zorgen dat de thuiswerkplek van uw werknemers voldoet aan de eisen van de Arbowet hoeft u deze niet  mee te tellen bij het belastbaar loon van die werknemers.

Zulke voorzieningen tellen niet mee voor het belastbaar loon van uw werknemers als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De voorzieningen hangen samen met de verplichtingen die u hebt op grond van de Arbowet
• Uw werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen
• De inrichting van de werkruimte thuis voldoet, onder andere door deze voorzieningen, aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
• De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen
• Om aan de 1e eis te voldoen heeft de werknemer een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel
• In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen aanwezig voor een doelmatige kunstverlichting.

Internet thuis: belastingvrij of niet?

Ook de internetaansluiting bij uw werknemer thuis moet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Nu is thuiswerken zonder internet lastig of misschien zelfs onmogelijk. De vergoeding van het internetabonnement is gericht vrijgesteld als deze noodzakelijk is voor uw werknemer.

Meestal heeft uw werknemer een zogenaamd combinatie pakket met TV, radio, bellen en internet. In dit geval mag u een deel van de kosten vergoeden, derhalve enkel voor de internetaansluiting.

Welk bedrag hier reëel is, is lastig te zeggen. De kosten zijn afhankelijk van de snelheid en verschillen per aanbieder. Tarieven voor internet liggen vaak tussen 25,- en 50,-. Een lager bedrag vergoeden kan natuurlijk ook, vooral omdat de internetverbinding zeer waarschijnlijk niet alleen voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.

Deze vergoeding is overigens belastingvrij en gaat niet ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling.

Consumpties, gas, water en licht

Wanneer de werknemer op de werkplek koffie en thee drinkt of een koekje uit de trommel haalt, hoef je dat niet te belasten. Dat komt omdat hiervoor een nihilwaardering geldt. Wanneer de werknemer thuiswerkt, ligt dat echter anders.

Een thuiswerkplek geldt voor de belastingdienst alleen als werkplek wanneer deze voldoet aan drie strenge regels:

• De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair;
• Je hebt met de werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst, waardoor alleen jij over de ruimte beschikt;
• Jouw werknemer werkt in die ruimte.

Wat mag en kan er dan wel?

Wie werknemers toch een thuiswerkvergoeding wil geven, is daarom in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte. Zoals al eerder aangegeven is, vanwege de coronacrisis, de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3 procent (alleen in 2020).

Als je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in jouw vrije ruimte wil onderbrengen, moet je ze als eindheffingsloon aanwijzen. Je betaalt er dan geen loonbelasting over.

Je kan een thuiswerkvergoeding dus alleen onbelast verstrekken als je nog vrije ruimte over hebt. Zit je al aan het maximum van 3 procent (normaal gesproken 1,7 procent) dan moet je 80 procent belasting betalen over al het andere dat je aan de werknemer verstrekt en waarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt.

Wat doen andere organisaties / berekening NIBUD

Uit een rondvraag in opdracht van de FNV onder 9.400 leden blijkt dat ongeveer één op de tien werknemers al een thuiswerkvergoeding ontvangt.

Ook uit reacties op het forum van technologiewebsite Tweakers over thuiswerkvergoedingen valt op te maken dat er steeds meer werkgevers zijn die thuiswerk maandelijks vergoeden. De genoemde bedragen lopen uiteen van 15 euro tot 75 euro per maand.

Diverse organisaties geven dus al een thuiswerkvergoeding, vanuit de vrije ruimte. Dit is vaak de ca. 2,- netto per dag die het NIBUD berekend heeft. Vaak zie je wel dat de vergoedingen voor thuiswerken voorlopig gegeven worden, dus t/m eind december 2020 of zolang als de Corona-maatregelen van kracht zijn.

Het Nibud heeft de volgende zaken berekend en meegenomen in de ondertussen bekende 2,- per dag als vergoeding voor thuiswerken:

• Elektriciteitsverbruik
• Waterverbruik
• Gasverbruik
• Koffie/thee (6 kopjes per werkdag)
• Wc-papier
• Afschrijving van bureau en stoel

In deze berekening zitten niet de kosten die werkgevers vaak voor hun rekening nemen zoals computerapparatuur, telefoonkosten en reiskosten.

Voorbeelden van thuiswerken en vergoedingen

Thuiswerken en vergoedingen, wat doen andere organisaties eigenlijk?

Verzekeraar VGZ heeft in mei al een tijdelijke thuiswerktoeslag afgesproken: maandelijks 75 euro bruto en eenmalig 150 euro voor inrichting van de thuiswerkplek.

Bij de Nederlandse tak van de Duitse verzekeraar Allianz ontvangt een gemiddeld personeelslid een thuiswerkvergoeding van 80 euro netto per maand. Dat gaat naar 60 euro per netto maand als de medewerker al een telefoon van de zaak heeft. Deze bedragen moeten de extra uitgaven aan bijvoorbeeld gas, water, licht, koffie, thee en kantoorartikelen afdekken, aldus de verzekeraar.

Bij CZ krijgen werknemers een nettobedrag van 2,50 euro voor iedere dag dat er vanuit huis wordt gewerkt.

Bij NN Group krijgen het vaste personeel en ook de medewerkers op uitzendbasis een belastingvrije vergoeding van 30 euro per maand, in ieder geval tot en met december. Dat is bedoeld als tegemoetkoming voor internetkosten die werknemers kwijt zijn om bijvoorbeeld een snellere aansluiting thuis te regelen.

Het FNV probeert in de cao voor callcenters vast te leggen dat thuiswerkers die apparatuur hebben van het werk, dus bijvoorbeeld een telefoon of computer, een vergoeding van 25 euro per maand krijgen. Voor thuiswerkers zonder apparatuur is dat 30 euro per maand, op basis van een fulltime baan.

Het internationale softwarebedrijf OutSystems heeft de medewerkers  een eenmalige thuiswerkvergoeding van 500 euro netto gegeven.

Bij banken als ING, ABN AMRO, Rabobank en PWC wordt achter de schermen druk gewerkt aan
een thuiswerkbeleid, waar een vergoeding mogelijk een onderdeel van wordt. Bedragen zijn nog
niet bekend, maar zullen waarschijnlijk in de lijn van het NIBUD liggen.

Bedrag voor thuiswerkplek: wat is gebruikelijk?

Voor het inrichten van thuiskantoor wordt het bedrag tot max.  750 euro vaak genoemd. Veelal ligt het tussen 500,- en 750,-.

Dit is dus geen vergoeding, de spullen blijven eigendom van werkgever. Overigens zien we dat grotere organisaties vaak meer vergoeden en kleinere wat minder.

Vragen over thuiswerken en vergoedingen? Neem contact met ons op via 030 208 1111 of via info@peoplez.nl